¿ Por qué usar Earn Value Management ?

El jefe de proyecto ( Project Manager ) es responsable de la entrega del alcance definido, los plazos acordados, el coste presupuestado y la calidad esperada de los proyectos en los que es responsable. Para asegurar que se cumple la planificación del proyecto, una de las herramientas a su disposición es el Earn Value Management ( EVM ).

La técnica de EVM combina los principales aspectos ( alcance, coste y presupuesto ) de un proyecto en un conjunto de variables que proporcionan información sobre el estado y avance de nuestro proyecto.

Algunos jefes de proyecto se resisten a utilizar esta técnica y prefieren de utilizar el clásico reporte basado en progreso en el avance de las tareas, pero deberían tener en cuenta las principales ventajas del EVM al seleccionar la herramienta en la que comunicaran el estado de su proyecto:

  1. Integra los tres ejes principales de la gestión, es decir, alcance, coste y plazos y  de un proyecto en un único reporte
  2. Permite en base al avance actual, hacer predicciones ( forecast ) sobre la evolución del proyecto. Por ejemplo, respondiendo a una de las principales preguntas que nos hace nuestros jefes ¿ cuanto costara el proyecto al terminar ?
  3. Permite detectar desviaciones en una fase temprana, antes de que sean graves y afecten al proyecto.
  4. Ayuda en la gestión de riesgos ( insight of risk área)

Como explicaba aquí y aquí, esta técnica se basa en tres conceptos a partir de los cuales se puede extraer la información.

  • PV (Planned Value), coste planificado
  • AV ( Actual Cost ), coste real del trabajo realizado
  • EV ( Earn Value o  Work performance), valor del trabajo realizado

Mejor sobre un de ejemplo. Nuestro proyecto debe terminarse en 4 meses y estamos en la mitad del proyecto, estos son los valores que hemos obtenido de los diferentes equipos de trabajo

PlanValue

Que indicadores nos proporciona EVM sobre nuestro proyecto:

  • Desviaciones respecto al coste planificado ( CV ) y a la planificación ( SV )
  • Indices, que nos ayudan a calcular como terminaran los proyectos, de alguna forma definene el “ritmo” del proyecto y se definen para coste ( CPI ) y planificación ( SPI ).  En estos indices, seran “buenos” los valores por encima de 1, aunque como toda desviacion, si existe, hay que analizar si es necesario analizar y tomar acciones correctoras.
  • Predicciones, que nos dicen como terminará nuestro proyecto si no hacemos nada para corregir la situación actual.
    • BAC = Budget at completion o presupuesto al final del proyecto.
    • ETC = Estimate to completion o inversiones que nos quedan por realizar ( es como el cashflow ).
    • EAC = Estimate at complete o cual sera el coste del proyecto cuando termine ( sin duda la medida estrella en nuestro informe de proyecto )

PlanValue-Form

 

En este caso el proyecto tiene mala pinta, sobre un presupuesto inicial de 94K (BAC) aun nos faltan por gastar 86 K (ETC) y la previsión es terminar con un presupuesto de 176K (EAC), muy por encima de lo previsto.  Son necesarias medidas urgentes para retomar el control de este proyecto.