¿ Por qué usar Earn Value Management ?

El jefe de proyecto ( Project Manager ) es responsable de la entrega del alcance definido, los plazos acordados, el coste presupuestado y la calidad esperada de los proyectos en los que es responsable. Para asegurar que se cumple la planificación del proyecto, una de las herramientas a su disposición es el Earn Value Management ( EVM ).

La técnica de EVM combina los principales aspectos ( alcance, coste y presupuesto ) de un proyecto en un conjunto de variables que proporcionan información sobre el estado y avance de nuestro proyecto.

Algunos jefes de proyecto se resisten a utilizar esta técnica y prefieren de utilizar el clásico reporte basado en progreso en el avance de las tareas, pero deberían tener en cuenta las principales ventajas del EVM al seleccionar la herramienta en la que comunicaran el estado de su proyecto:

  1. Integra los tres ejes principales de la gestión, es decir, alcance, coste y plazos y  de un proyecto en un único reporte
  2. Permite en base al avance actual, hacer predicciones ( forecast ) sobre la evolución del proyecto. Por ejemplo, respondiendo a una de las principales preguntas que nos hace nuestros jefes ¿ cuanto costara el proyecto al terminar ?
  3. Permite detectar desviaciones en una fase temprana, antes de que sean graves y afecten al proyecto.
  4. Ayuda en la gestión de riesgos ( insight of risk área)

Como explicaba aquí y aquí, esta técnica se basa en tres conceptos a partir de los cuales se puede extraer la información.

  • PV (Planned Value), coste planificado
  • AV ( Actual Cost ), coste real del trabajo realizado
  • EV ( Earn Value o  Work performance), valor del trabajo realizado

Mejor sobre un de ejemplo. Nuestro proyecto debe terminarse en 4 meses y estamos en la mitad del proyecto, estos son los valores que hemos obtenido de los diferentes equipos de trabajo

PlanValue

Que indicadores nos proporciona EVM sobre nuestro proyecto:

  • Desviaciones respecto al coste planificado ( CV ) y a la planificación ( SV )
  • Indices, que nos ayudan a calcular como terminaran los proyectos, de alguna forma definene el “ritmo” del proyecto y se definen para coste ( CPI ) y planificación ( SPI ).  En estos indices, seran “buenos” los valores por encima de 1, aunque como toda desviacion, si existe, hay que analizar si es necesario analizar y tomar acciones correctoras.
  • Predicciones, que nos dicen como terminará nuestro proyecto si no hacemos nada para corregir la situación actual.
    • BAC = Budget at completion o presupuesto al final del proyecto.
    • ETC = Estimate to completion o inversiones que nos quedan por realizar ( es como el cashflow ).
    • EAC = Estimate at complete o cual sera el coste del proyecto cuando termine ( sin duda la medida estrella en nuestro informe de proyecto )

PlanValue-Form

 

En este caso el proyecto tiene mala pinta, sobre un presupuesto inicial de 94K (BAC) aun nos faltan por gastar 86 K (ETC) y la previsión es terminar con un presupuesto de 176K (EAC), muy por encima de lo previsto.  Son necesarias medidas urgentes para retomar el control de este proyecto.

Como calcular Earn Value

La tecnica de Earn Value se basa en el calculo del valor ganado con el trabajo realizado hasta el momento, durante el proceso de planificación del proyecto deben seleccionarse las métricas que utilizaremos para recopilar el avance del proyecto. Para el asignar el EV existen distintas aproximaciones que dependerán del tipo de proyecto y deben tener en cuenta la duración del esfuerzo y los entregables de las tareas.

Estas son de algunas de ellas:

Reglas fijas ( Fixed Formula )

Las métricas de este tipo son conocidas por asignar cantidades discretas de valor ganado. El mas simple es aplicar una regla del tipo 0 / 100 de manera que un trabajo solo se cuenta como entregado cuando esta completamente realizado. Otra aproximación seria el 50/50, es decir, ganamos un 50% del valor de la tarea al inicio y el 50% restante al completar la tarea. En definitiva, el porcentaje que le demos al inicio de la tarea frente al terminar la tarea nos puede servir para motivar al equipo de trabajo a terminar las tareas o bien iniciarlas según convenga y que mejor represente el avance del trabajo.

Hitos Ponderados ( Weighted Milestone )

Si las tareas tienen una duración superior a dos semanas ( o la unidad en la que estemos reportando el trabajo ) se divide en segmentos o hitos en los que puede fijar un entregable y se asigna el el valor ganado proporcionalmente. Esta tecnica nos permite controlar el avance de tareas de larga duración al descomponerlas en partes mas pequeñas.

Porcentaje completado ( Percent Complete )

Es la mas conocida de las técnicas  y consiste en que una persona responsable de la tarea estima un porcentaje del EV según el avance de la tarea. Tiene el inconveniente de que al hacer la estimación es frecuente ser optimista respecto al grado de avance y es por tanto es un valor subjetivo.


Earn Value Management – EVT

Conocer el estado de tu proyecto es vital para alcanzar los objetivos, si no sabes como esta progresando el proyecto será imposible cumplir los plazos, mantener el coste y finalmente entregar con calidad.  La herramienta EVT o Análisis de Valor Ganado nos ayuda en el control del proyecto y a responder a preguntas como estas:

  • ¿ Estamos siguiendo la planificación ? ¿ Vamos adelantados o retrasados ?
  • ¿ Cuando terminaremos el proyecto?
  • ¿ Estamos usando los recursos eficazmente?
  • ¿ Cuanto nos costara el proyecto ?

es por tanto una técnica de medida del progreso y de feedback hacia nuestro managament.

Como lo hacemos

Para aplicar la técnica es necesario poder calcular las siguientes variables del modelo:

PV, Plan Value,  Coste presupuestado del trabajo planificado, que sera nuestro plan de proyecto con un coste para cada unidad de tiempo, por ejemplo, cada semana.

EV, Earn Value, Coste presupuestado del trabajo realizado, esta es la medida central del modelo ya que nos aporta una medida de cuanto esta avanzando el “trabajo” en el proyecto. Para calcularlo es necesario una métrica de avance del trabajo que acordaremos al incio del proyecto con el equipo de trabajo.

AC, Actual Cost, Coste real del trabajo realizado.

Ejemplo

Imaginamos un proyecto en el siguiente estado:evt-sample

En la gráfica  se puede ver como el coste real ( AC ) del proyecto se mantiene cerca del planificado ( PV ) por tanto no estamos teniendo desviaciones en el coste del proyecto.  Por otra parte el trabajo “ganado” o EV va por debajo en la semana dos pero remonta en la semana 3 por encima del planificado ( PV ) por tanto aunque el progreso del proyecto no empezó bien parece que estamos recuperando el trabajo y podríamos terminar el proyecto según el plan, aunque la estimación del método es de terminar por encima ( triangulo verde )