Productividad con lapiz y papel

El trabajo en la oficina de proyectos ( PMO ) es muy variado, en general gestionas gran numero de tareas a la vez. Para hacerlo un poco mas fácil me gusta estar atento a las herramientas de productividad y sus distintas formas de hacer las cosas.

Esta semana quería compartir con vosotros esta propuesta que haciendo uso de papel y lápiz propone una manera diferente de gestionar tareas.

Aquí tenéis los detalles: http://www.bulletjournal.com/

y en este vídeo, el propio autor lo explica en 2 minutos:

 

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Gestión de programas y objetivos corporativos

Se define la gestión de programas como la gestión centralizada de uno o mas porfolios, entendiendo como porfolio los proyectos, programas y operaciones que se gestionan de manera conjunta. El objetivo de la gestión de programas es ayudar a la compañía a alcanzar sus objetivos estratégicos, algunos ejemplos:

Financieros, priorizando los proyectos que cumplen con determinados  criterios:

  • Incrementar cuota de Mercado
  • Mejora de ingresos con nuevos productos que están antes en el mercado.
  • Incremento del ROI o ROR
  • Reducción de coste y aumentar la eficiencia de los procesos.

Corporativos, formalizando procesos y procedimientos de gestión,  que aseguran la calidad en la entrega de proyectos y por tanto mejoran aspectos como:

  • Satisfacción de clientes finales o internos.
  • Mejorar la relación con suministradores
  • Cumplimiento de regulación y leyes vigentes.
  • Innovación.

Organización, asignando recursos y planificando de manera coherente y por tanto:

  • Compromiso y satisfacción de los empleados
  • Sostenibilidad y mejoras del entorno
  • Facilitar que se comparte información dentro de la organización.

En definitiva, la gestión de programas sera útil en tanto en cuanto ayude a cumplir los objetivos de la organización.

¿ Controlas los proyectos que tienenes contratados ?

Me ha parecido muy interesante la propuesta de unos emprendedores, en estos tiempos difíciles, que se animan a lanzar al mercado una nueva plataforma (  WIPBI  )  que proporciona a las empresas herramientas sencillas para evaluar y controlar el progreso de los proyectos, proporcionando indicadores y métricas de calidad.

También proporciona características de gestión del portfolio de proyectos, persiguiendo que se cumplan los objetivos organizativos, especialmente cuando el proyecto se ha externalizado hacia uno o varios proveedores.

Aquí tenéis más info:  http://www.immediait.com/

Morir de PowerPoint

En la PMO muchas veces tenemos que presentar información a nuestro management y en general usamos presentaciones en powerpoint, en realidad como la mayoría de la gente en todo el mundo.

También podemos usar powerpoint para presentar el estado de un proyecto, o incluso de un porfolio de proyectos, pero esto lo dejo para otro día …

Me ha gustado mucho este enlace con algunos consejos para “centrar” el tiro en vuestras presentaciones.

http://www.slideshare.net/thecroaker/death-by-powerpoint

Program Management

Un programa ( program ) es un grupo de proyectos relacionados entre si  y que se gestionan de manera coordinada para obtener un beneficio común, en general además un programa incluye trabajos u operaciones que no son proyectos.

En algunas organizaciones se entiende que un programa es un proyecto grande que debe gestionarse de manera individual pero en este caso yo no lo entiendo como gestión de programa, mas bien son diferentes fases de un mismo proyecto, si seria un programa, por ejemplo la gestión de los proyectos de un mismo cliente o una misma tecnología.

La gestión unificada permite optimizar costes, planificación y esfuerzos, además nos permite manejarlos de manera uniforme, la clave esta en crear un marco único para obtener las metas del programa:

  • Gestionar los stakeholders de manera única
  • Dependencias entre tareas de distintos proyectos
  • Restricciones de recursos del programa
  • Control de riesgos que son comunes a varios proyectos.
  • Unificar los procesos, por ejemplo, aprobación de inversiones,  normas de reuniones, escalados, cambios de alcance, comunicación

Por ultimo destacar que el programa permite tener una visión “financiera” conjunta de los proyectos que estamos ejecutando y por tanto controlar también nuestros presupuestos globales.

Funciones de una PMO

Gantt

 

Hace unos días os hablaba de la encuesta que realizaron en PMI.ORG a más de 500 oficinas de  gestión de proyectos, estas son las funciones y tareas que son comunes entre todas ellas independientemente del tipo de proyectos y jefes de proyectos que esten gestionando:

  1. Reporte  a la dirección
  2. Definir el proceso de gestión de proyectos en la organización.
  3. Controlar el estado del portfolio de proyectos bajo su gestión.
  4. Desarrollar las competencias de sus jefes de proyecto.
  5. Gestionar una herramienta PMIS

Y también hay características en las que son diferentes como por ejemplo el nombre por el que son reconocidas o la autoridad que tienen sobre los proyectos que gestionan.

PMO de alto rendimiento

engranaje

Tengo guardado como referencia de mi trabajo como parte de una PMO un whitepaper del Dr. Brian Hobbs para PMI.ORG,  en su estudio el profesor Hobbs presenta mediante un analisis estadistico  cuales son los factores de éxito de las PMO analizadas.

Desde mi experiencia como jefe de proyecto, es decir, usuario de la PMO y ahora como parte de una de ellas los factores que determinan que un oficina de proyectos funciona de manera eficaz y es útil para su organización son estos:

  • Porcentaje de proyectos bajo la gestión de la PMO.
  • Capacidad de tomar decisiones sobre los proyectos y procesos de gestión.
  • Madurez de la cultura de gestión de proyectos en la organización.
  • Experiencia de los componentes de la PMO

Lógicamente estos factores pueden cambiar para cada tipo de organización.