Herramientas para construir WBS

 

Realmente no es una estructura compleja de construir con los editores de diagramas habituales: Visio, MindManager, XMIND ( con la ventaja de ser opensource ), … pero he visto este de Microsoft dedicado la estructura de descomposición:  Microsoft Office Visio 2007 Professional WBS Modeler que podéis descargar aquí y que cuenta con un buen manual y que además permite vincular la WBS con la planificación del proyecto, no olvidéis que la WBS por si sola no muestra la secuencia de tareas …

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Work Package – WBS

wbs workpackage

Hace unos días os hablaba de la estructura WBS que descompone el trabajo de los proyectos, hoy hablaré del ultimo nivel de descomposición en cada rama del WBS, el Work Package.

Un Work Package representa  un entregable o una tarea/trabajo que tiene un tamaño que podemos estimar y planificar de manera fiable.

Por tanto es una de las tareas más complicadas del jefe de proyecto, aunque el nivel de detalle al que debemos llegar dependerá del tamaño y complejidad de nuestro proyecto y de nuestra experiencia, aunque como regla del “dedo gordo” podriamos pensar en tareas que pueden realizarse en 1 semana laboral.

Diccionario WBS

El diccionario de la WBS es un documento que sirve como soporte a la organización jerárquica del trabajo, se trata de una descripción detallada de los componentes del WBS. Algunos de sus componentes típicos son:

  • Identificador o código
  • Descripción corta del trabajo a realizar
  • Responsable del trabajo
  • Hitos principales

Os dejo como ejemplo un posible diccionario para la primera linea de trabajo del WBS del ejemplo anterior:

wbsdicc

Ejemplo WBS

Aquí os dejo un ejemplo simplificado de una WBS, en este caso el alcance del proyecto es la definición y ejecución de acciones que en un corto periodo de tiempo y con un coste controlado que permita retener a los clientes de una empresa de telecomunicaciones así como los servicios que tienen contratados.

Esta organizado según las diferentes tareas que deberíamos realizar en el proyecto para fidelizar a nuestros clientes, en este ejemplo de WBS propongo actividades en:

  • Terminales
  • Gestion de Clientes
  • Precios de la llamadas
  • Servicios

Y por ultimo incluir las tareas de gestión !

WBS

Las actividades en la parte más baja de la jerarquia se llaman Workpackages y deben de ser la unidad más pequeña que podemos gestionar en nuestro proyecto, por ejemplo, tareas de una semana de duración.  Por último la WBS debe ir acompañado de un diccionario que detalla cada una de las cajas anteriores.

Work Breakdown Structure – WBS

Para conseguir éxito en un proyecto debemos definir los objetivos que queremos alcanzar,  una de las herramientas más potentes que ofrece el PMBOOK en esta tarea  es la Work Breakdown Structure ( WBS ).

Construir una WBS nos ayuda a relacionar de una manera estructurada objetivos y trabajo a realizar organizando:

  • Entregables y sus componentes
  • Ciclo de vida del producto del proyecto

De manera que todo el trabajo y solo el trabajo a realizar en un proyecto esta contenido en una estructura de tareas o actividades, dividas en partes o categorías mas simples y organizadas  de manera jerárquica.

WBS

Además la WBS, al definir completamente el alcance del proyecto es una pieza fundamental para:

  • Estimar esfuerzos, coste, actividades.
  • Asignar responsabilidades del trabajo
  • Realizar seguimiento del progreso del trabajo del proyecto.

En mi experiencia, una WBS dan confianza a los clientes en que el proyecto esta bien enfocado, hemos entendido lo que nos piden y por tanto podremos también utilizarla durante la ejecución del proyecto  para comunicarnos con nuestro cliente en términos comprensibles y acordados.

Como hacer una WBS

Los pasos básicos en la construcción de estas estructuras son los siguientes:

1. Identificar el producto final del proyecto ( ¿ Que queremos construir con nuestro proyecto ? ) y definir los entregables que componen el producto.

2. Determinar la organización  que tendrá nuestra WBS, por ejemplo, fases de proyecto, ciclo de vida ( Viabilidad, Diseño, Implementacion,  …)  y descomponer los entregables hasta un nivel de detalle que nos permita gestionarlos de manera eficaz. Este proceso debe ser iterativo, es decir, según avanza el proyecto tenemos más información y podremos mejorar el nivel de detalle en la WBS.

3. Revisar y refinar hasta que los clientes estan de acuerdo que el plan de proyecto es el correcto.

Por cierto no hay que olvidar en nuestras WBS  las tareas  propias de gestion del proyecto que tambien son parte del trabajo a realizar.

Por ultimo un ejempo aqui.